CAPITULO I - GENERALIDADES

 ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

• Custodiar los documentos generados o recibidos en el transcurso de su gestión.
• Organizar técnicamente la documentación clasificación, ordenación y descripción documental con el fin de recuperar, la información contenida en los documentos.
• Proporcionar y facilitar información  contenida en los  documentos, respetando las limitaciones de acceso contempladas en la Ley.
• Conservar los documentos de la institución
• Diseñar y establecer las pautas para el adecuado manejo de la documentación
• Estandarizar y controlar los procesos archivísticos

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en

los archivos de gestión y archivos administrativos  su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención documental y por las Tablas de Valoración Documental.

ARCHIVOS DE GESTIÓN son los documentos de cada dependencia que corresponden a la primera edad del ciclo vital, que aun se encuentran en trámite y son objeto de consulta frecuente.

ARCHIVO CENTRAL son los documentos, que corresponden a la segunda edad del ciclo vital, los cuales han culminado su correspondiente trámite y han sido transferidos por los diferentes archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente.

ARCHIVO HISTORICO son los documentos que corresponden a la tercera edad del ciclo vital, que adquieren valor permanente, han sido transferidos del archivo central, su uso esta derivado de su valor cultural o de investigación, su conservación sera definitiva

SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD

El sistema de archivo de la entidad es descentralizado ya que  posee y administra distintas dependencias de la entidad.

GESTION DOCUMENTAL

Gestión documental es un conjunto de  actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y  organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es el área que gestiona de manera centralizada la  recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales en el centro.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

• Recepcionar las comunicaciones oficiales que lleguen al centro
• Distribuir las comunicaciones de los funcionarios que lleguen al centro
• Controlar los ingresos y salidas de las comunicaciones oficiales
• Conservar las comunicaciones oficiales
• Facilitar la consulta de las comunicaciones oficiales a los funcionarios del  centro.

COMITÉ DE ARCHIVO

ARTICULO 19. (Modificado por el Artículo 4°del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Es un grupo asesor de alta dirección encargado de dirigir y administrar el sistema de archivos de la entidad, para implementar estrategias del uso y manejo de los documentos.

INTEGRANTES

de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la Unidad de organización y Métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

PARAGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá.

FUNCIONES:

• Definir las políticas y programas de trabajo sobre producción
• Diseñar y aprobar los manuales y  los programas de gestión de documentos
•  Aprobar las tablas de retención
•  Autorizar la disposición final de los documentos
•  Establecer los niveles de acceso
•  Establecer la tecnología necesaria para el centro
•  Aprobar si el comité es viable
•  Determinar los formatos para un área se fusione o se elimine