CAPITULO II - PRODUCCION

                                                                         PRODUCCIÓN

Es la generación de documentos de las dependencias de la entidad  en el cumplimiento de sus funciones.

MARCO JURIDICO

·  Ley 43 de 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

·  Ley 527 de 1999: Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

· Código Penal: Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

   Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

· Código de Procedimiento  Penal: Artículo 261. Sobre el valor  probatorio de documento público.

    Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

  

·  Decreto 2649 de 1993: Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios   o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

   Artículo 123. Soportes contables

·  Decreto 2150 de 1995: Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

·  Acuerdo AGN 060 de 2001: Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

·  Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda.

·   ISO 536 de 1997: Papel y cartón, Determinación del gramaje.

·    NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

ASPECTOS GENERALES

TIPO DE FUENTE

Se debe realizar un solo estilo de letra o fuente para todo el documento. El tamaño establecido de la letra debe ser 12 para facilitar la lectura. Por cortesía con el lector, y dado que las comunicaciones oficiales se considera un documento formal, se utilizara un tipo de letra que no contenga muchos rasgos, el cual será; Arial. No se debe abusar de la letra mayúscula. Las negrillas se usan para destacar texto que se considere realmente importante.

MARGENES

Las márgenes establecidas en el siguiente manual, para todos los documentos realizados en esta entidad serán:

·         Superior:       4 cm

·         Inferior:          2 cm

·         Derecho:       3 cm

·         Izquierdo:      4 cm

Basado en la Guía técnica Colombiana 185

Conviene recordar que el texto de los documentos se escribe a espacio sencillo.  

TÉCNICAS DE IMPRESIÓN

“Tintas: deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Se conocen como sistemas de impresión el denominado láser y los de inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales.

“Las tintas que se empleen en la generación de documentos de archivo deberán cumplir con las siguientes especificaciones:

- La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.

- La tinta debe fluir de la pluma o la respectiva fuente, fácil y libremente sin interrupciones, permitiendo una escritura suave (no abrasiva) y debe secar rápidamente.

- El matiz del color de la tinta debe ser uniforme a través de toda la escritura.

- La tinta o sus componentes no deben atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond.

- La tinta permanente debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol”. NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina.

COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones oficiales son documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independiente.

PARTES

-       Membrete

-       Numero consecutivo

-       Lugar y  fecha

-       Datos del destinatario

-       Asunto

-       Cuerpo o texto

-       Despedida

-       Nombre del remitente

-       Cargo

-       Líneas especiales

MEMORANDOS

Es una comunicación escrita que se utiliza para transmitir información, entre dependencias.

Se usa  en  los siguientes casos:

-       Informar un hecho en forma breve

-       Expresar necesidades

-       Hacer requerimientos

-       Regular o aclara situaciones

-       Dar respuesta, tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

-       Reiterar información

-       Confirmar eventos

-       Solicitar o remitir información

-       Hacer llamados de atención

SUS PARTES SON:

-       Denominación del documento

-       Código fecha

-       Destinatario

-       Remitente

-       Asunto texto

-       Despedida

-       Remitente

-       Firmas responsables

CIRCULARES

Es una comunicación escrita de interés común dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa. Tiene como objeto dar a conocer información de carácter general.

CLASES DE CIRCULAR:

-       Circular general: se dirige a un grupo especifico de personas

-       La carta circular: esta dirigida en forma personal

-       Circular de carácter interno: se utiliza para informar disposición normas y políticas

-       Circular externa: para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios.

Las partes que la comprenden son:

-       Se escribe la palabra circular

-       Código

-       Lugar y fecha de elaboración

-       Destinatarios

-       Asunto

-       Saludo, texto, despedida

-       Remitente y firmas responsables

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Las constancias y certificación tienen como objeto fundamental dar a conocer información de carácter personal.

CERTIFICADOS: es un documento de carácter probatorio, publico o privado, asegura la veracidad y la legalidad de un hecho acto solemne. Trata de los hechos ya sucedidos, tiempo pasado.

Se pueden emitir certificados de:    

-      Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos

-       Registro civil o parroquial de  nacimiento, bautizo o defunción

-       Becas, donaciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad.

CONSTANCIAS: es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Es lo que sucede en tiempo presente.

Se emiten constancias de:

-       Tiempo de servicio

-       Experiencia

-       Salario u honorarios

-       Clases de trabajo

-       Jornada laboral

-       Cumplimiento de comisiones

-       Comportamiento del trabajo

Se caracteriza por tener en cuenta:

-       Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

-       Usa tratamiento impersonal, respetuoso y cortés

-       Expedir siempre en original

-       Utiliza los formatos establecidos en cada organización

INFORMES

Como su nombre lo indica sirve para informar, esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados.

Se recomienda tener en cuenta para su utilización lo siguiente:

-       Regular o aclarar una situación

-       Informar sobre un hecho

-       Expresar necesidades

-       Hacer requerimientos

-       Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

-       Reiterar una información un requerimiento o solicitud urgente

-       Impugnar o corregir una situación

-       Presentar detalles sobre un aspecto determinado

Las clases de informes pueden ser:

RESUMEN EJECUTIVO; tiene de una a tres páginas es un informe breve y se utiliza para:

-       Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional

-       Dejar constancia del procedimiento realizado

-       Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión

-       Dar a conocer diferentes aspectos sobre vistas administrativas o de verificación

-       Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo grupo de personas

  Sus partes son:

-       Razón social, dependencia, numero o código, titulo, lugar de origen, fecha de elaboración

-       Autoría del resumen ejecutivo

-       Objetivos

-       Numerales o temas

-       Conclusiones o recomendaciones

-       firma

INFORME CORTO: que consta de una a diez páginas,  se recomienda que no tenga portada sino encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya elementos como el extenso.

Sus partes son:

-       Razón social, dependencia, código, titulo, ciudad o municipio de origen y Fecha de elaboración

-       Autoría de informe corto

-       Objetivos

-       Capitulo o capítulos

-       Conclusiones y recomendaciones

-       firma

INFORME EXTENSO: se redacta de 11 páginas en adelante contiene lo mismo de los demás informes  y algunas partes más como:

-       generalidades, elementos finales del informe, firma, nombres, cargos,  rúbrica, líneas especiales

ACTAS

Expresan lo tratado en una reunión o situación especifica, son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico.

Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación especifica y se destacan las siguientes:

-       Actas de comité

-       Consejo municipal

-       Consejo

-       Junta directiva

-       Asambleas

-       Reuniones administrativas

-       Levantamiento de cadáveres

-       Baja de inventarios

-       Eliminación de documentos

Sus partes son:

-       Titulo, denominación del documento numero

-      Encabezamiento; lugar y fecha de reunión, hora, lugar, asistentes, representaciones, invitados y ausentes
-      Orden del día, desarrollo, compromisos, convocatoria, firmas y nombres, cargos, líneas especiales.