RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN:
Conjunto de operaciones de
verificaciones y control de una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
MARCO
NORMATIVO
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
Artículo 15. Párrafo3: la
correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que
establezca la ley
DECRETO 2150 DE 1995.
Articulo 1,11 Y 32:
Supresión de autenticación de los documentos originales y uso de
sellos ventanilla única
ARTICULO AGN 060 DE 2012.
Artículo 3, 5, 8, 10,11 y
12: Sobre
las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones
recibidas y enviadas.
ACTIVIDADES
Recepción
de documentos: se debe verificar que estén completos que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
Registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Fax,
correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de
acuerdo con los avances tecnológicos en
cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En
este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
·
Identificación de medios de recepción:
mensajería, fax correo tradicional, correo electrónico, pagina web, otros
·
Recibo de documentos oficiales.
·
Verificación y confrontación de folios.
Copias, anexos firmas.
·
Constancia recibido (sello, reloj radicador)
1.
RADICACIÓN
DE DOCUMENTOS:
·
Asignación de un numero consecutivo a los
documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío.
·
Impresión de rotulo y radicación.
·
Registro impreso de planillas de radicación y
control.
2. REGISTRO DE DOCUMENTOS:
·
Recibido de documentos oficiales.
·
Verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas
·
Consecuencia de recibo
·
Asignación de datos conforme al artículo 2
del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre
del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo
amerita),entre otros
·
Conformación de consecutivo de comunicaciones
oficiales despachadas
·
Establecimiento de controles de respuesta a
partir dela interrelación de documentos recibidos y enviados.
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