CAPITULO VIII - CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN

DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA)

MARCO JURÍDICO

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante micro filmación.

Ley 63 de 1986.  Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de  Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990

Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental”  que ordena a las entidades  oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Caja X200
Con capacidad aproximada para 15 carpetas tamaño oficio.
Dimensiones: 26 cm de alto, 21 cm de ancho y 40 cm
de fondo, con tapa frontal. En cartón corrugado de 400 gramos. Adecuada para archivo activo o inactivo.

Caja X300

Con capacidad aproximada para 30 carpetas tamaño oficio.
Dimensiones: 27 cm de alto, 31 cm de ancho y 41 cm de fondo, con tapa independiente (medidas netas, sin incluir 
la tapa). En cartón corrugado de 400 gramos, con pared sencilla más dos pestañas internas que sirven para 
colocar carpetas colgantes, y dos orificios que 
funcionan como manijas. 
 Adecuada para archivo activo o inactivo.

PAPEL

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje mínimo 70 g/m2, libre de ácido y exento delignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la ISO 536 DE 1997: PAPEL Y CARTÓN DETERMINACIÓN DEL GRAMAJE. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

CARPETAS

Diseñadas a dos tapas separadas (caratula y contra-caratula) en cartón kraft, tamaño oficio con perforación redonda, refuerzo y logo impreso a una tinta.  Especificaciones Técnicas Calibre de cartón  300, 600, ó 900 grs/m2 según sus necesidades. Material estable desacidificado. PH Neutro. Plastificado exterior opcional (según requerimientos).  Dimensiones 34,5 x 24,5 cm.

CONDICIONES ESPECIFICAS DE UN DEPOSITO DE ARCHIVO                                                               Los depositos de archivo de deben cumplir con condiciones de almacenamiento medio ambiental, seguridad, mantenimiento y conservación de acervos documentales, teniendo encuenta la legislacion vigente. CONDICIONES GENERALES DEL DEPOSITO  UBICACIÓN. ·         No tener riesgo de humedad o inundación, estar lejos de industrias contaminantes o posibles peligros de atentados; prever espacio suficiente para los próximos acervos y contar con movilidad. Aspectos estructurales. La altura debe ser de 2,20 mts; con una resistencia en la placa de los pisos de 1.200 k/mts2; cifra que se debe incrementar de acuerdo a la altura, las pinturas utilizadas deben conservar propiedades refractarias que eviten el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. Almacenamiento. Debe contar con la adecuación climática, manipulación y seguridad adecuada. Distribución. Estas áreas necesitan contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad del acervo, las zonas de consulta no pueden estar dentro del espacio de almacenamiento. ÁREAS DE DEPÓSITO: Características técnicas de almacenamiento: ESTANTERÍA: Evitar los bordes que produzcan daño o rupturas a los acervos. Debe estar diseñada en metal sólido y resistente. Altura mínima 2,20 mts y cada una soportar un peso de 100 kg. Sistema de fijación al piso y tapas laterales en el mismo material con un espacio de 10 cms entre el primer soporte y la placa del piso. Cada una debe ser identificada con su correspondiente acervo. DISTRIBUCIÓN DE ESTANTERÍA: No irá recostada sobre los muros y su distancia mínima será de 30 cms El espacio de circulación de 70 cms y un corredor central de 120 cms. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el uso de separadores metálicos con el fin de evitar deslizamiento y deformación en los documentos. CONTENEDORES: Deben ser elaborados en cartón neutro, no se utilizarán adhesivos, deberán almacenarse en sobres individuales y cajas de PH neutro nivel 7 y nunca en material plástico; esto en cuanto se refiere a documentos análogos como fotografías y negativos. Para el diskette y discos compactos el empaque debe estar diseñado en polipropileno estable que no desprenda vapores ácidos. Su capacidad máxima no debe superar una unidad.  Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Condiciones Ambientales Material Documental: Soporte en papel.   Ø  Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC. Ø  Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. VENTILACIÓN.  El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. - La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. ILUMINACIÓN EN DEPÓSITOS.       Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.       Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.       Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.       Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.       Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.       Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.       Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.       Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.       Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. MANTENIMIENTO. ·         Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. ·         Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.