PROYECTO DEL FONDO DOCUMENTAL

1.1 FICHA DE IDENTIFICACIÓN

INTERVENCIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DRIGIE

1.1.1 OBJETIVO

Organizar el Fondo Documental de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales para facilitar el acceso a la información

1.1.2 ALCANCE

El procedimiento de intervención documental inicia desde el establecimiento del diagnóstico del nivel de organización hasta la aplicación de las TVD y TRD

1.1.3 COMPETENCIAS

-       Organizar Fondos Acumulados

-       Coordinar el Talento Humano

1.1.4 PERFIL

El personal debe tener conocimiento sobre la elaboración y aplicación de Tablas de Valoración y Tablas de Retención Documental, debe conocer y aplicar los procesos archivísticos, debe tener conocimiento de la normatividad archivista vigente

Debe tener excelente manejo del paquete office, presentación personal, expresión oral, que sea dinámico, responsable, proactivo, colaborador, recursivo, organizado, creativo, tenga la habilidad de trabajar en equipo y tenga animo de aprender

1.1.5 Ver anexo: Primera diapositiva, Prezi. Recursos.

                                         http://prezi.com/esfl7a3jjteb/untitled-prezi/

1.1.6  FUNCIONES Y ACTIVIDADES

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL DIRECTOR DE ARCHIVO

1.    Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del archivo dentro de la organización

-       Aplicar las estrategias de búsqueda y recuperación de la información según los requerimientos de los usuarios y las políticas establecidas

-   Estructurar las estrategias de búsqueda y recuperación de la información requerida por la organización

-       Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa

-       Coordinar los procesos relacionados con la promoción y animación a la lectura y escritura de acuerdo con los planes y programas establecidos

-       Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa

2.    Desarrollar y administrar políticas y programas

3.    Desarrollar, promover e implementar relaciones publicas y programas promocionales

4.    Preparar y administrar el presupuesto

5.    Contratar y dar capacitación al personal profesional, técnico y de oficina

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL JEFE DE ARCHIVO

• Planear, organizar, dirigir y controlar los departamentos responsables por los registros administrativos, inventarios y/o que proveen uno o varios servicios administrativos
• Proyectar las necesidades y requerimientos según el proceso o unidad de negocio
• Dirigir y asesorar  al personal encargado de la funciones administrativas
• Señalar las políticas relacionadas con el manejo de inventarios
• Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros
• Recomendar y establecer sistemas de seguridad para proteger las instalaciones, equipos, vehículos, sistemas de información y el personal
• Preparar informes para comités administrativos evaluando los servicios
• Participar en la selección y capacitación del personal
• Participar en la coordinación de políticas administrativas
• Vigilar y controlar gastos y asegurar el uso adecuado de recursos

FUNCIONES TAREAS Y ACTIVIDADES DEL COORDINADOR DE ARCHIVO

• Coordinar, asignar y revisar el trabajo de oficinistas que realizan las funciones de mecanografía, archivo y registro, operación de teléfonos y conmutador, digitación y otras actividades relacionadas
• Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la unidad administrativa
• Establecer procedimientos y programas de trabajo, coordinar actividades con otros grupos o departamentos
•  Preparar, presentar informes y atender problemas relacionados con el trabajo
• Entrenar a los empleados en el desarrollo de sus labores, normas de seguridad y reglamentos de la empresa
• Solicitar materiales y suministros
• Garantizar la operación normal de computadores, maquinaria y coordinar el respectivo mantenimiento y reparación

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL AUXILIAR DE ARCHIVO

•  Clasificar, codificar, registrar y archivar la entrada y salida de la correspondencia Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
• Mantener índices para sistemas de clasificación
• Operar sistemas de captura de información y facilitar documentos requeridos
• Revisar los archivos periódicamente para garantizar que estén completos y clasificados correctamente
• Radicar correspondencia de acuerdo con horarios de entrada y salida, prepararlos para su disponibilidad
• Mantener listas de acceso de registros clasificados
• Clasificar la documentación para microfilm y/o digitalización
• Archivar el material en estantes
• Localizar y remover materiales desde archivo cuando sean requeridos
• Guardar registros de archivo del material removido o archivado
• Escoger y separar el material de acuerdo a sistemas establecidos de archivo

1.2. Ver anexo: Segunda Diapositiva, Prezi. Manual de procesos y procedimientos.

                  http://prezi.com/esfl7a3jjteb/untitled-prezi/

1.3 INDICADORES

JUNIO 2013

SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

	CARGO	NOMBRE	FECHA	FIRMA
Elaboró	Profesional de Calidad	David  Montero	07/06/2013	David Montero
Revisó	Jefe de Archivo	Cristina Salinas	10/06/2013	Cristina Salinas
Aprobó	Director de Archivo	Antonia Morales	11/06/2013	Antonia Morales

OBJETIVO SUBPROCESO

Analizar cómo se está llevando a cabo el proceso de organización documental en la entidad con el fin de mantener la mejora continua

Nombre del Subproceso: Organización documental

Última fecha de actualización: 09 -06-13

1.    Nombre Indicador:  Documentación organizada

Propósito: Establecer la cantidad de documentación que se debe organizar

Tipo:

           EFICACIA                                 EFICIENCIA                          EFECTIVIDAD

                x

JUSTIFICACIÓN:

Es un indicador de eficacia porque nos permite comparar los resultados obtenidos con los previstos

Nivel:

                         Regional                                               Nacional

                           

  x

JUSTIFICACIÓN:

El control y seguimiento se realiza desde la oficia principal por líder del proceso acompañado por la información y seguimiento de los coordinadores administrativos.

	CARGO
Elaboró	Jefe de Archivo
Aprobó	Director de Archivo

Formula:

Origen de datos: F06-PGH-S01-PLA-ORG-FOR (inventarios)

Meta: 80%

Frecuencia: mensual   (el envío de estos registros que soportarán el indicador estarán los diez (10) primeros días del mes a evaluar en la Dirección Administrativa – Grupo Archivo).

Responsable análisis de datos: Líder del proceso Jefe de Archivo

Técnica estadística o gráfica a utilizar:

Se emplea el gráfico de barras para analizar el impacto en la ejecución, seguimiento y control del procedimiento en forma mensual.

2.    Nombre Indicador: Rotulación documental

Propósito: Establecer la cantidad de documentos por rotular

Tipo:

           EFICACIA                                 EFICIENCIA                          EFECTIVIDAD

                       

                 x                                           

               

JUSTIFICACIÓN:

Es un indicador de eficacia porque nos permite comparar los resultados obtenidos con los previstos

Nivel:

                         Regional                                               Nacional

                              x

JUSTIFICACIÓN:

El control y seguimiento se realiza desde la oficia principal por líder del proceso acompañado por la información y seguimiento de los coordinadores administrativos.

	CARGO
Elaboró	Jefe de Archivo
Aprobó	Director de Archivo

Formula:

Origen de datos: F06-PGH-S01-PLA-ORG-FOR (rotulos)

Meta: 80%

Frecuencia: mensual   (el envío de estos registros que soportarán el indicador estarán los diez (10) primeros días del mes a evaluar en la Dirección Administrativa – Grupo Archivo).

Responsable análisis de datos: Líder del proceso Jefe de Archivo

Técnica estadística o gráfica a utilizar:

Se emplea el gráfico de barras para analizar el impacto en la ejecución, seguimiento y control del procedimiento en forma mensual.

3.    Nombre Indicador: satisfacción

Propósito: Establecer el nivel de satisfacción que tiene el empleado

Tipo:

           EFICACIA                                 EFICIENCIA                          EFECTIVIDAD

                                                                            x

JUSTIFICACIÓN:

Es un indicador de eficiencia porque nos permite valorar los recursos empleados en relación a los resultados obtenidos

Nivel:

                         Regional                                               Nacional

                              x

JUSTIFICACIÓN:

El control y seguimiento se realiza desde la oficia principal por líder del proceso acompañado por la información y seguimiento de los coordinadores administrativos.

	CARGO
Elaboró	Jefe de Archivo
Aprobó	Director de Archivo

Formula:

Origen de datos: F06-PGH-S01-PLA-ORG-FOR (encuestas)

Meta: 80%         

Frecuencia: bimestral   (el envío de estos registros que soportarán el indicador estarán los diez (10) primeros días del bimestre a evaluar en la Dirección Administrativa – Grupo Archivo).

Responsable análisis de datos: Líder del proceso Jefe de Archivo

Técnica estadística o gráfica a utilizar:

Se emplea el gráfico de barras para analizar el impacto en la ejecución, seguimiento y control del procedimiento en forma mensual.

4.    Nombre Indicador: Inasistencias

Propósito: Establecer un control de las inasistencias injustificadas

Tipo:

           EFICACIA                                 EFICIENCIA                          EFECTIVIDAD

                                                                                                                                                                                                                                                                                                      x

               

JUSTIFICACIÓN:

Es un indicador de efectividad porque nos permite valorar el resultado global con relación a lo previsto

Nivel:

                         Regional                                               Nacional

                              x

JUSTIFICACIÓN:

El control y seguimiento se realiza desde la oficia principal por líder del proceso acompañado por la información y seguimiento de los coordinadores administrativos.

	CARGO
Elaboró	Jefe de Archivo
Aprobó	Director de Archivo

Formula:

Origen de datos: F06-PGH-S01-PLA-ORG-FOR (reportes)

Meta: 80%

Frecuencia: mensual (el envío de estos registros que soportarán el indicador estarán los diez (10) primeros días del mes evaluar en los meses de Junio octubre febrero, en la Dirección Administrativa – Grupo Archivo).

Responsable análisis de datos: Líder del proceso Jefe de Archivo

Técnica estadística o gráfica a utilizar:

Se emplea el gráfico de barras para analizar el impacto en la ejecución, seguimiento y control del procedimiento en forma mensual.

  

5.    Nombre Indicador: Restauración documental

Propósito: Establecer la cantidad de documentación para restaurar

Tipo:

           EFICACIA                                 EFICIENCIA                          EFECTIVIDAD

                x

JUSTIFICACIÓN:

Es un indicador de eficacia porque nos permite comparar los resultados obtenidos con los previstos

Nivel:

                         Regional                                               Nacional

                              x

JUSTIFICACIÓN:

El control y seguimiento se realiza desde la oficia principal por líder del proceso acompañado por la información y seguimiento de los coordinadores administrativos.

	CARGO
Elaboró	Jefe de Archivo
Aprobó	Director de Archivo

Formula:

Origen de datos: F06-PGH-S01-PLA-ORG-FOR (Informes)

Meta: 80%

Frecuencia: bimestral   (el envío de estos registros que soportarán el indicador estarán los diez (10) primeros días del bimestre a evaluar en los meses de Junio octubre febrero, en la Dirección Administrativa – Grupo Archivo).

Responsable análisis de datos: Líder del proceso Jefe de Archivo

Técnica estadística o gráfica a utilizar:

Se emplea el gráfico de barras para analizar el impacto en la ejecución, seguimiento y control del procedimiento en forma mensual.

1.4 Ver anexo: Tercera  Diapositiva, Prezi. Lista de cheequeo.

                  http://prezi.com/esfl7a3jjteb/untitled-prezi/