DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: actividades
tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
MARCO
NORMATIVO
DECRETO 229 DE 1995, Sobre
servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
DECRETO 2150 DE 1995
Artículo 25. Utilización
del correo para el envió de información
ACUERDO 060 DEL 2001
ARTICULO 3. Centralización
de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La
distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el
medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envió de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
1.
DISTRIBUCIÓN
DE DOCUMENTOS EXTERNOS
·
Identificación de dependencia destinatarias
de acuerdo con la competencia.
·
Clasificación de las comunicaciones.
·
Organización de documentos en buzones o
casilleros.
·
Enrutamiento de documentos a dependencia
competente
·
Reasignación de documentos mal direccionados.
·
Registro de control de entrega de documentos
recibidos.
2.
DISTRIBUCIÓN
DE DOCUMENTOS INTERNOS
·
Identificación de dependencias.
·
Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
·
Registro de control de entrega de documentos
internos.
3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
· Definición de medios de distribución:
personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, tramite en línea, pagina web,
otros.
·
Control del cumplimiento de requisitos del
documento.
·
Métodos de empaque y embalaje.
·
Peso y portado de documentos.
·
Gestión del correo tradicional: normal,
certificado, especial.
·
Control y firma de guías y planillas de
entregas.
·
Control de devoluciones.
·
Organización mensajería externa.
·
Registro de control de envió de documentos.
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